Il est temps de dépoussiérer le certificat de travail !

L’existence du certificat de travail en Suisse remonte à plusieurs décennies; et son inscription dans la loi (code des obligations) remonte au 30 mars 1911. Depuis, la jurisprudence est passée par là et a fait évoluer petit à petit la pratique, mais cela reste un processus assez traditionnel et souvent pénible dans la pratique.

L’employeur doit d’abord collecter les données en consultant le dossier de l’employé(e) : un voyage douloureux dans les profondeurs des archives s’impose alors souvent… Puis, après rédaction d’un projet de certificat soit par les Ressources Humaines – qui connaissent malheureusement souvent peu l’intéressé(e), soit par le manager – qui connaît bien la personne mais très peu les us et coutumes du rédactionnel d’un certificat de travail – le balai des lectures, relectures, contre-projet avec re-relecture commence…. avec son lot d’agacements et un calendrier à rallonge.

Pourquoi ne pas dépoussiérer notre bon vieux processus d’établissement des certificats de travail ? Comment le rendre plus simple, efficace, moins conflictuel ?

Et si on partageait les rôles ? 

Pour un processus efficace et rapide, le travail doit être correctement réparti entre l’employeur et l’employé(e) : chacun à sa place et son utilité. Cela vous paraît un peu irréaliste ? Imaginez ces 4 étapes à titre d’exemples :

1. La collecte des données : pourquoi ne pas demander à l’employé(e) de participer voir de piloter la collecte des données qui le concerne ? Date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise, de promotion… Un gain de temps important !

2. La rédaction du certificat de travail : demandez à l’employé(e) d’être acteur et co-construisez son certificat de travail. Qui de mieux placé que l’employé(e) pour décrire lui-même son poste et expliquer ses tâches ? La démarche peut paraître étonnante, mais elle est terriblement efficace et rend service à tout le monde ! Bien entendu, la partie évaluative du certificat de travail doit rester 100% à la main de l’employeur.

3. Pour les compétences clés qui seront précisées dans le certificat de travail, même raisonnement : afin d’éviter la grille souvent banale et standard des compétences dans laquelle l’employeur viendra “piocher”, pourquoi ne pas demander à l’employé(e) lui-même de proposer ses compétences clés ? C’est le meilleur moyen d’avoir un certificat approprié et en ligne avec ses qualités. Et à l’heure de la digitalisation et des réseaux sociaux, vous pouvez également utiliser ses recommandations Linkedin comme source d’inspiration !

4. Le délai de remise du certificat de travail : chacun doit s’engager ! Mettez-vous d’accord en amont sur un délai raisonnable pour finaliser le certificat de travail. Dans cette vision plus moderne du certificat de travail, chacun à son rôle et donc chacun doit tenir ses délais (employeurs comme employés).

Et si dépoussiérer rimait avec digitaliser ? 

Finalement, si on vous disait que la HR tech peut digitaliser toutes ces étapes ? C’est le pari que s’est donnée MyCerty. De la demande de certificat par l’employé ou le manager, en passant par la rédaction ou la validation : toutes les étapes sont suivies à travers une interface simple et intuitive. Fini les longues itérations et les frustrations : utilisez l’innovation RH pour simplifier votre quotidien…. Et celui de vos collaborateurs !